Microsoft Teams: come funziona la piattaforma online

Microsoft Teams rappresenta una delle piattaforme di comunicazione maggiormente utilizzate da scuole e aziende. Analizziamo insieme le sue funzionalità, i pregi e i difetti.

Microsoft Teams è la piattaforma ideale per l’ambito lavorativo. Nata per fare competizione a Slack, nell’ultimo periodo ha acquisito nuove funzionalità e un traffico di utenti fuori dall’ordinario. Teams, oltre a essere progettato da una prestigiosa software-house, fornisce una serie di strumenti che possono rivelarsi estremamente utili nei contesti lavorativi. Permette di collaborare attivamente con altri colleghi, condividere qualunque documento in maniera semplice e avviare riunioni in maniera pressoché immediata.

Microsoft Teams in ambito lavorativo

Per quanto riguarda l’uso tipicamente lavorativo è possibile registrarsi in forma gratuita direttamente sul sito dedicato di Microsoft Teams. Le differenze tra la versione gratuita e quella a pagamento, inclusa nel pacchetto Office 365 (di recente ribattezzato in Microsoft 365, ndr) sono davvero irrisorie. Le limitazioni più importanti riguardano alcune funzionalità legate alle riunioni. Naturalmente rimane la possibilità di effettuare videoconferenze, ma con la presenza di alcune restrizioni: non si potranno abilitare le funzioni di registrazione e di pianificazione delle videoconferenze. Una volta fatta la registrazione, vi ritroverete nel pannello, conosciuto anche con il nome dashboard, dove poter compiere tutte le operazioni. Nella parte laterale, quella posta a sinistra, è presente una suddivisione in “macro-categorie”. La funzione essenziale di questa piattaforma è la creazione di Teams, cioè gruppi di persone accomunate da finalità comuni. Normalmente il datore di lavoro crea un Team inserendo all’interno tutti i dipendenti, successivamente crea dei “canali”, cioè dei sottogruppi specifici dedicati ai vari rami aziendali. Ad esempio il settore marketing, bilancio, creazione del prodotto. In questo modo si ottiene una gestione organizzata dei ruoli lavorativi e degli spazi di lavoro.

Quali funzioni sono disponibili all’interno di un Team?

Le operazioni messe a disposizione dalla casa di Redmond sono numerose, sia per i membri che per chi si occupa della gestione del gruppo. Innanzitutto è presente una sezione dedicata ai “post”, cioè una sorta di chat attraverso la quale tutti partecipanti del Team possono interloquire, scambiarsi opinioni e collaborare.

Le funzionalità e le opzioni nella chat sono le più disparate. Difatti utilizzando la @ risulta possibile menzionare un membro specifico del gruppo, cliccando sulla barra degli “strumenti” è possibile l’archiviazione di qualunque tipo di file. Sempre nella stessa barra sono presenti le famose emoji, le gif, la capacità di avviare una riunione immediata senza necessità di programmarla e la condivisione di contenuti interattivi come ricerche e video utilizzando rispettivamente Wikipedia e Youtube.

Oltre a tutte Queste caratteristiche di “base”, la piattaforma permette la somministrazione ai membri del gruppo di questionari, sondaggi, condivisione di notizie, luoghi e condizioni atmosferiche. In sostanza, una piattaforma con cui la comunicazione diventa leggera, semplice e immediata. Trovi tutto il necessario all’interno del portale, senza doverti spostare da altre parti. Questa è una peculiarità del software in quanto consente l’integrazione con un vasto panorama di applicazioni di terze parti. Tra queste sono accessibili tantissime app legate alla produttività e alla gestione del flusso di lavoro come Trello, risorse per gli sviluppatori come GitHub o StackOverflow, ma anche ulteriori servizi di comunicazione come Zoom e Slack.

Microsoft ha pensato anche all’organizzazione dei file, al giorno d’oggi essenziali per l’attività lavorativa. Pertanto esiste una voce accanto a quella dei “post” dove gli utenti oppure i “proprietari” del Team caricano i propri documenti (Word, Excel, PowerPoint, PDF, immagini) e li rendono scaricabili a tutti. Ma esiste anche un editor dove collaborare con altri utenti per modificare contemporaneamente un file. Inoltre Teams dispone della sezione “calendario” dove gli utenti fissano i propri appuntamenti e riunioni.

Le classi virtuali su Microsoft Teams

Fin da subito conviene fare chiarezza su una questione. Spesso viene confuso il semplice Team con la classe virtuale dedicata all’uso prettamente scolastico. Si tratta di due “oggetti” differenti adatti a due finalità differenti.

Microsoft ha costruito un apposito sito dove le scuole possono fare richiesta di registrazione presso la piattaforma Teams. Tale procedura avviene perchè Microsoft offre una forma di interazione “speciale” e conforme alle attività degli istituti scolastici .

Docenti e studenti si riuniscono come se fossero a scuola. Il professore entra nel team, avvia la riunione immediata/ pianificata, e inizia la lezione con gli studenti. Dal pannello di controllo può eventualmente caricare dei file nell’apposita sezione, inserire un blocco appunti condiviso (integrato con l’applicativo OneNote), assegnare delle attività e infine immettere dei voti per ciascun studente.

Quali sono le funzioni previste in una riunione?

Riunioni, videoconferenze, chiamate. Questi sono i nomi che risuonano da alcune settimane nelle orecchie di moltissime persone. Teams, ad esempio, integra un sistema di riunioni intuitivo ma che presenta alcune lacune da colmare. Oltre alle classiche operazioni volte a attivare o disabilitare la webcam/microfono, Teams permette l’accesso ad una chat interna, la condivisione dell’intero schermo o specifiche finestre e la visualizzazione delle diapositive PowerPoint. Nel caso delle scuole bisogna effettuare una preventiva revisione dei criteri in modo da eliminare l’eventuale controllo delle slides da parte degli studenti. Una ulteriore caratteristica è la registrazione delle conferenze mediante un clic sull’apposito “bottone”. Quando la registrazione viene ultimata, i file video saranno automaticamente conservati e catalogati all’interno di “Microsoft Streams”.

Gli aspetti negativi sono pochi, ma l’unico che risulta particolarmente fastidioso durante l’uso è il seguente: durante la riunione sullo schermo vengono visualizzati solo quattro partecipanti e non sono presenti altre modalità di composizione dell’interfaccia. In merito alla sicurezza, i protocolli adoperati offrono un livello elevato di protezione dei dati.

Il futuro di Teams: acquisirà il primato di piattaforma di comunicazione?

La strategia sul futuro di Microsoft è alquanto criptica e difficile da prevedere. La casa di Redmond detiene due piattaforme simili, Teams e Skype, la prima dedicata all’ambito scolastico e lavorativo, mentre la seconda all’uso privato. Nell’ultimo annuncio fatto alla stampa, però, l’applicativo Teams riceverà molte delle funzionalità presenti su Skype, in particolare l’accesso ai privati. In aggiunta sarà presente una funzione dedicata alla riduzione dei rumori durante le videochiamate e la prenotazione per alzata di mano. In questo modo se stiamo sgranocchiando qualcosa in sottofondo non verrà percepito. Insomma, il futuro di questi servizi cloud sarà molto florido e vedremo una crescente adozione di nuove caratteristiche. L’unico freno reale è la potenza di calcolo, nello specifico le infrastrutture e i server, che potrebbe rivelarsi inadeguata nel gestire un numero così ingente di richieste.